BLI EN SPRINTEXPERT

• En sprint är en tidshorisont inom vilken ett definierat antal aktiviteter behöver genomföras.
• Teamet åtar sig att slutföra alla Key Activities inom tidsramen för sprinten.
• Det veckovisa Accelerationsmötet används för att diskutera framsteg och justera Key Activities vid behov.
• Alla Key Activities i sprinten hjälper teamet att nå sitt MIG.

Howwe arbetssätt har två typer av Key Activities. Dessa utesluter inte varandra, i själva verket arbetar många team med båda typerna. Både Key Activities som är veckovisa och Key Activities i sprint är ett sätt att identifiera vad som behöver göras för att nå teamens MIG:ar i tid.

Key Activities som är veckovisa är ett kraftfullt sätt att identifiera vilka beteenden eller handlingar i ett team som behöver återkommande extra fokus för att göra framsteg mot teamets MIG. Många av våra kunder hittar sina Key Activities som är veckovisa i någon av sina huvudprocesser där ett eller flera beteenden eller steg är kritiska för att processen ska vara framgångsrik. Dessa steg tenderar att vara bra Key Activities som är veckovisa.

Key Activities i sprint å andra sidan är ett sätt att planera och bryta ner aktiviteter som bara behöver genomföras en gång men som är lika viktiga för att nå teamens MIG:ar. Genom att strukturera dessa i en sprint kan teamet börja arbeta proaktivt med unika aktiviteter som hjälper dem att göra framsteg mot sina MIG.

Ofta tycker ledningsgrupper och utvecklingsteam att arbetet med Key Activities i sprint fungerar bäst för dem. Team som har mycket tydliga processer som upprepas, såsom säljteam eller support-team, tycker ofta att Key Activities som är veckovisa fungerar bäst.

För ditt team, reflektera över vilken typ av Key Activities som kommer att ha störst inverkan på era MIG:ar. Glöm inte att ni kan behöva båda typerna. Börja med att göra en lista över alla aktiviteter som ni behöver genomföra för att nå era MIG:ar. Dela sedan upp listan i återkommande och unika aktiviteter och sätt upp Howwe därefter. Se till att varje aktivitet har en inverkan på MIG:arna, dvs skapa inte en allmän ”att göra”-lista för teamet.

Nu är det alltså dags att komma igång med sprint i Howwe. I denna video visar vi hur du:

• Lägger till en sprintperiod i Howwe
• Att välja antal veckor per Sprint
• Hur du lägger till Key Activities i Sprinten
• Hur du använder taggar för att skapa mer struktur
• Vad rollen ”Sprint admin” innebär för dina teammedlemmar

Howwe sprint är mycket mer än en to do lista, och för att främja ett arbetssätt som möjliggör rejäl framdrift mot de Most Important Goal som ett team har valt så finns det en del saker man behöver känna till. I denna video lär du dig:

• Vad innebär det att aktivera, och därmed åta sig, en Sprint
• Hur påverkas sprintprogressen av beteenden kring omplanering i Howwe
• Varför kan man enbart rapportera progress på Key Activities som ligger i den aktiva Sprinten
• Vad är best practice kring att börja jobba med Key Activities som ligger i planerande sprintar

En viktig nyckel till att använda Howwe på ett värdeskapande sätt som säkerställer framdrift i att nå de Most Important Goals som teamet har satt är att ”hitta den strategiska höjden” i de Key Activities som läggs till i Howwe Sprint.

Vad menas med ”den strategiska höjden”?

Howwe är ett verktyg som möjliggör för team att utveckla och förbättra sin verksamhet och därmed att nå ambitiösa Most Important Goals. Detta är bara möjligt om teamet lyckas hitta de Key Activities som långsiktigt förbättrar processer och vidareutvecklar verksamheten, snarare än att lägga aktiviteter in i Howwe Sprint som teamet ändå gör, den operativa verksamheten. 

Hur genomförs ett sprintplaneringsmöte på bästa sätt?

Steg 1: Skapa rätt ”tankesätt”, påminna teamet om den långsiktiga strategin

Steg 2: Diskutera som team: Vad är det viktigaste vi som team/ledningsgrupp behöver göra kommande kvartal för att nå våra mål i Howwe?

Steg 3: Backa bandet och skapa Key Activities i Howwe

Ledaren har det yttersta ansvaret för att säkerställa att det finns en bra plan framåt.

Det kan vara en utmaning att hitta rätt aktiviteter i en Howwe sprint: Team kämpar ibland med att förstå skillnaden mellan en sprint i Howwe och andra operativa system för att följa upp det dagliga jobbet. I denna video kan du ta del av ett samtal mellan Helena Feldmann, Head of Customer Success, och Johan Grönstedt, Produktchef, om de viktigaste utmaningarna som team ibland står inför och hur man kan övervinna dem.

• Den största utmaningen för många ledare är att faktiskt avsätta tid för planering. Ett tips är att blockera dessa arbetspass i kalendern i god tid
• Att faktiskt avsätta tid för genomtänkt planering kommer att hjälpa med nästa utmaning som vissa team upplever: För att Howwe sprints ska ge mervärde och kunna särskiljas från andra verktyg och system som ett team kan ha, behöver ledaren noggrant lägga till aktiviteter som är av en mer långsiktig strategisk karaktär; aktiviteter som kommer att förbättra hur teamet fungerar idag och göra det möjligt för teamet att accelerera mot sina mål. Detta till skillnad från mer operativa uppgifter som är akuta och viktiga, men som handlar om här och nu snarare än att stödja hur teamet behöver utvecklas långsiktigt.
• En del team kan ha för många aktiviteter de vill lägga till i en sprint. En tumregel är att inte ha mer än 2-3 Key Activities per person och sprint, och återigen: att fokusera på förbättringsarbete snarare än den dagliga verksamheten som ändå händer.
• Fundera kring era Most Important Goals och vad som behöver göras för att nå dem. Ta beslut kring konkreta initiativ som hjälper er att nå MIG:en, och bestäm sedan när, vad och av vem Key Activities behöver slutföras för att genomföra dessa initiativ.

I den här videon går vi igenom olika tillvägagångssätt för sprintplanering och lyfter fram fördelar och nackdelar med olika tillvägagångssätt. Vi hoppas att den här videon kommer att inspirera dig att hitta din stil: vilket tillvägagångssätt fungerar bäst för dig och ditt team?

Hur kan man planera sprinten?

• Man kan delegera att lägga till Key Activities i sprinten till teammedlemmar. Detta kan fungera bra i ledningsgrupper, men viss kvalitetskontroll behövs från ledaren för att säkerställa att alla i teamet har samsyn.
• Man kan planera sprinten med hela teamet, i ett lite längre arbetsmöte. Detta fungerar bra om alla i teamet har förberett sig inför mötet.
• Man kan planera sprinten i 1-on-1 möten med personalen. Detta skapar ett starkt engagemang för Key Activities i sprinten och är särskilt lämpligt när förändring behövs.
• Man kan planera sprinten själv. Detta ger full kontroll och är effektivt, men man kanske missar värdefull input från teamet.