BLI EN EXPERT I ATT DRIVA INITIATIV

Initiativ i kontexten av Howwe är kritiska aktivitetsområden som fungerar som en möjliggörare för organisationens Most Important Goals, dvs vad ett bolag, en funktion eller ett team behöver fokusera på för att lyckas med sitt Most Important Goal. De kan i vissa organisationer också kallas för fokusområden, must-win-battles eller pelare.

Nyckeln till att lyckas med initiativ är ofta att ha en tydlig bild om syfte och målsättning med initiativet, men också vem som ska ansvara för ett initiativ och vilka team som förväntas bidra.

Initiativ-vyerna i Howwe är ett verktyg för de personer eller team som äger och driver initiativ att förstå hur det går, dvs vilka team som bidrar och hur de bidrar, ifall de har en plan och ifall de genomför planen i tid. Det är dock i själva teamen och mer specifikt i bidragande teamens sprintar som det själva arbetet genomförs. Team som förväntas bidra till initiativ skapa Key Activities i sina vanliga sprintar och taggar de med rätt initiativ-tagg. Precis som vanligt används sedan Accelerationsmötet i teamen till att diskutera status och skapa framdrift.

Att äga initiativet betyder att man ansvarar för att det görs framsteg inom initiativet och att det blir klart i tid.

Följande behöver du tänka igenom och göra en tydlig plan kring innan du skapar initiativet i Howwe:

• Vad är syftet med initiativet, vad vill ni uppnå? Vad är målsättningen, konkret? Och inom vilken tidsram? Det kan ibland vara en svår uppgift att konkretisera syfte och målsättning, men det är väl-investerad tid då det skapar tydlighet bland de team som förväntas bidra!
• Vilka team förväntas bidra till initiativet och de subinitiativ ni har identifierat?
• Finns det tydliga subinitiativ som då ägs och drivs av andra team? Subinitiativ kan vara ett bra sätt att skapa en ännu mer tydlig struktur och plan.

När ovan är tydligt och nyckelpersoner är överens om syfte, målsättning, struktur och ansvar är det dags att dels skapa initiativet i Howwe och sedan att kommunicera ut till team vad som förväntas av dem:

• Förklara och förankra initiativets syfte i relevanta team, beskriv hur du ser att dessa team kan bidra till framdrift inom initiativet
• Ge sedan teamen en tidsfrist för att skapa sin första plan
  • När vill du att planen ska vara klar? T.ex. om 2 veckor
  • Hur långt i framtiden förväntar du dig att man har en plan? T.ex. minst ett kvartal
• Team som förväntas bidra till initiativet skapar alltså nu de Key Activities i sin vanliga Howwe sprint som krävs för att genomföra initiativet, och taggar dessa med rätt initiativ-tagg. 
• Milstolpar är ett sätt att markera ut de Key Activities som är mer kritiska än andra att uppnå för att göra framsteg inom initiativet. Ett bra sätt att arbeta är att börja med milstolpar och i ett steg två bryta ned dessa till mindre Key Activities som behöver genomföras. 

Mycket viktigt är att de team eller personer som äger initiativ sedan kritiskt granskar planen. Är den tillräckligt bra och genomtänkt för att initiativ ska kunna genomföras som tänkt? Återkoppla med feedback till teamen.

Väldigt ofta är initiativ tvärfunktionella i sin natur. Då behöver teamet som äger och driver initiativet hålla ihop de team som bidrar och hjälpa dem att skapa en rimlig plan, att se tvärfunktionella beroenden och att samarbeta. Ett bra sätt att göra detta är att kalla till möten med nyckelpersoner, månadsvis eller kvartalsvis, där tvärfunktionella beroenden kan diskuteras och redas ut.

I detta kapitel går vi igenom hur man helt praktiskt skapar initiativ i Howwe, vilka knappar man trycker på och hur man kan justera redan skapade initiativ. I andra kapitel handlar det om arbetssättet runt initiativ, dvs hur man driver och äger initiativ i en organisation. En stark rekommendation är att först gå igenom hela kursen innan man skapar ett nytt initiativ i Howwe.

Det är ledare som kan skapa och justera initiativ, medans medarbetare ser vyerna.

Notera att Initiativstyrning först behöver aktiveras i ditt konto. Kontakta Howwe Support via chat-bubblan i nedre höger hörn eller mejla help@howwe.io för att aktivera Initiativ.

Se videon för en steg för steg guide. 

Kort kan man säga att team bidrar till ett initiativ genom att tagga upp relevanta Key Activities i sin team sprint med rätt initiativ-tagg, och sedan genomföra dessa Key Activities i tid. Precis som vanligt används teamets Accelerationsmöte till att hålla koll på status och skapa framdrift i att genomföra aktiviteterna i tid.

Men låt oss ta ett steg tillbaka också och gå igenom hur vardagen för team som bidrar till initiativ kan se ut.

Ledningsgruppen, ett affärsområde eller ett team som äger ett initiativ hör alltså av sig till de team som förväntas bidra och kommunicerar syftet och förväntningen till dessa team. Med fördel får teamet en initial deadline att skapa sin första plan, och hur långt in i framtiden denna plan ska sträcka sig, t.ex. ett kvartal.

Nu går teamet in i sprinten i sitt vanliga team: här skapas de Key Activities som bidrar till initiativet och taggas med rätt initiativ-tagg. Rätt tagg syns enbart när ett team har anslutit till initiativet.

Ett bra arbetssätt är att nu först börja med så kallade milstolpar. Milstolpar är ett sätt att markera ut de kritiska Key Activities att uppnå för att göra framsteg inom ett initiativ (eller vilken plan som helst). För ägaren av initiativet, tex ledningsgruppen, är det ett sätt att lättare kunna förstå den plan som teamet har skapat, utan att behöva gå igenom och förstå alla detaljer. För teamet är det ett sätt att först fundera ut vilka hållpunkter som finns och sedan i ett steg två skapa en mer detaljerad plan.

Teamet har dessutom en hel del andra Key Activities i sina sprintar, dvs att teamet genomför Key Activities som hjälper dem att göra framsteg mot sina Most Important Goal, och bidrar till ett eller fler initiativ. Ofta är Key Activities både och: de bidrar till initiativ men hjälper också teamet uppnå sina Most Important Goals.

I Accelerationsmötet skapas som vanligt framdrift genom att prata om status och ta åtaganden om att jobba vidare med Key Activities.

Att framgångsrikt äga och driva ett initiativ handlar mycket om att vara proaktiv och hela tiden säkerställa att det finns en bra plan framåt. Det krävs en nyfikenhet, dvs att man med jämna mellanrum kollar i initiativ-vyerna i Howwe:

• Hur går initiativet i sin helhet?
• Vilka team ligger efter i de Key Activities som bidrar till initiativet?
• Vilka team saknar en plan framåt?
• Är de planer som finns tillräckligt bra/ambitiösa?
• Vilka tvärfunktionella beroende finns som behöver lösas?

Därför är det enormt viktigt att hela tiden förmedla till bidragande team vad som förväntas av dem:

• Team förväntas skapa en plan för nästa kvartal eller halvår senast datum X, t.ex. “om två veckor vill jag senast se att ni har planerad upp nästa kvartal”
• Team förväntas genomföra de Key Activities som är identifierade som avgörande för framsteg inom initiativet

Visa därför nyfikenhet och hör av dig till team som har försenade Key Activities eller inte någon plan framåt. Tipsa teamen om att med fördel använda milstolpar som ett sätt att kunna visa viktiga hållpunkterna i sin plan.

Hur ofta man tycker att man behöver följa upp på initiativ beror på team, företag och initiativ. Fundera vad som är rimligt i just ditt fall: varannan vecka, eller kanske bara en gång i månaden? Boka tidsblock åt dig själv i din kalender där du går igenom initiativet i Howwe.

Utöver det behöver du troligtvis boka möten med nyckelpersoner i det initiativet som du driver. Fundera i vilken konstellation och med vilken frekvens de behövs. Det kan vara 1on1 möten med ledare som bidrar till initiativ och det kan vara tvärfunktionella möten där risker och beroenden diskuteras och reds ut. Boka dessa möten för hela året så finns de i kalendern.

I denna video går vi igenom vad vyerna i Howwe visar och hur du kan använda dem i din analys.